Ta strona wykorzystuje ciasteczka ("cookies") w celu zapewnienia maksymalnej wygody w korzystaniu z naszego serwisu. Czy wyrażasz na to zgodę?

Czytaj więcej

Kancelaria Ogólna

O e-Doręczeniach

Od 1 stycznia 2025 r. podmioty publiczne wskazane w ustawie o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2020 r. – w tym Uniwersytet Warszawski – mają obowiązek korzystania z e-Doręczeń zgodnie z Komunikatem Ministra Cyfryzacji z dnia 12 lipca 2024 r. zmieniający komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym.

Od tego dnia podmioty publiczne  muszą:

  • mieć adres do e-Doręczeń wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE),
  • doręczać pisma na adres do e-Doręczeń podmiotom, które z niego korzystają.

Podstawą prawną działania rejestrowanego doręczenia elektronicznego są:

  • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE
  • Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych

 

Skrzynka główna e-Doręczeń zarządzana jest przez Kancelarię Ogólną, natomiast pozostałe skrzynki przypisane poszczególnym jednostkom zarządzane są przez właściwych dziekanów, dyrektorów i kierowników jednostek organizacyjnych.

W ramach e-Doręczeń na tą chwilę zostało założonych kilka folderów, do których nadaliśmy dostępy użytkownikom. Aktualna struktura folderów e-doręczeń jest na stronie: https://it.uw.edu.pl/pl/uslugi/UslugiEZDEpuap/ W tym momencie DAK nie ma możliwości zakładania kolejnych folderów w systemie e-Doręczenia z przyczyn technicznych po stronie systemu. Ministerstwo Cyfryzacji zna problem i pracuje na jego rozwiązaniem, a DAK jest w stałym kontakcie z pracownikami ministerstwa odpowiedzialnymi za system e-Doręczeń.

 – najczęściej zadawane pytania –

Czym są e-Doręczenia?

  • Są usługą zaufania świadczoną na podstawie rozporządzenia eIDAS i norm ETSI. Opisują one m.in. kwalifikowane podpisy elektroniczne, pieczęcie elektroniczne, elektroniczne znaczniki czasu, a także odpowiednie dla nich certyfikaty.
  • Zastąpią korespondencję na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP).
  • Są równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Jakie są korzyści z e-Doręczeń

  • Bezpieczeństwo treści – korespondencja zabezpieczona jest przed zmianą treści.
  • Wiarygodność korespondencji – nadawca oraz adresat są identyfikowani podczas nadania i odbioru przesyłki.
  • Bezpieczeństwo prawne – e-Doręczenia są zgodne z regulacjami europejskim (eIDAS ) oraz polską ustawą o e-Doręczeniach.
  • Kompleksowość działania – korespondencję można wysłać do osób fizycznych, osób prawnych oraz podmiotów administracji publicznej.
  • Przejrzystość procesów – czas każdej czynności w procesie potwierdza kwalifikowany znacznik czasu.

Jakie są opłaty za przesyłki w e-Doręczeniach?

Korespondencja wysyłana do podmiotu publicznego za pomocą publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) jest darmowa dla wszystkich.

Pomioty publiczne, które wysyłają przesyłki elektroniczne (PURDE) i hybrydowe (PUH) do podmiotów niepublicznych, ponoszą opłaty zgodne z aktualnym cennikiem operatora wyznaczonego- Poczty Polskiej S.A.

Kto jest zobowiązany do korzystania z e-Doręczeń?

Podmioty publiczne są zobowiązane wysyłać i odbierać dokumenty z wykorzystaniem systemu e-Doręczeń.

Czy skrzynka e-Doręczeń przejmie zadania ePUAP (elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej)?

Skrzynka e-Doręczeń docelowo zastąpi korespondencję przez ePUAP. Pozostałe usługi ePUAP będą stopniowo zastępowane w ramach innych projektów.

Ile osób na wydziale  może być uprawnionych do e- Doręczeń ?

Nie ma ograniczeń

Jeśli korespondencji będzie bardzo dużo, czy będzie można w przyszłości wskazać dodatkową osobę do obsługi e-Doręczeń i w jaki sposób?

Wskazanie dodatkowej osoby do obsługi e-Doręczeń jest wręcz pożądane ze względu na zastępstwo związane z ewentualnymi nieobecnościami (zwolnienia, urlopy); proszę korzystać z informacji zamieszczonych pod adresem:  https://it.uw.edu.pl/pl/uslugi/UslugiEZDEpuapDostep/

Czy musimy formalnie zgłosić osobę, która od lat opiekuje się skrzynką e-PUAP i  w jaki sposób?

Osoba obsługująca do tej pory skrzynkę e-PUAP zostanie automatycznie przypisana do skrzynki e-Doręczeń

Proszę o informację, gdzie można sprawdzić czy istnieje aktywne konto e-PUAP dla jednostki, a jeżeli tak, to kto ma udzielony do niego dostęp?

Informację dotyczącą posiadania skrzynki e-PUAP można uzyskać w Kancelarii Ogólnej.

Jeśli chodzi o  personalny dostęp do skrzynki, to takimi informacjami dysponuje tylko Dział Aplikacji Komputerowych.

Czy w związku z wdrożeniem na Uniwersytecie Warszawskim systemu e-Doręczenia, pracownicy (np. Kierownicy Studiów) powinni mieć konkretny rodzaj podpisu elektronicznego? Jeśli tak, to jaki?

Do samego korzystania z systemu podpis elektroniczny nie jest wymagany.

W kwestii dotyczącej pism (zawartości )wysłanych przez system e- Doręczenia, osoby podpisujące pisma muszą posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny. Nie ma wymogów jaki.

W celu zamówienia podpisu elektronicznego należy zgłosić się do Działu Wsparcia Informatycznego  w pionie IT. Więcej informacji pod adresem: https://it.uw.edu.pl/pl/uslugi/UslugiZakupyPodpisy/

Dodatkowe informacje o e-Doręczeniach, w tym instrukcja odbierania i wysyłania wiadomości przez e-Doręczenia, dostępna jest pod adresem: https://it.uw.edu.pl/pl/uslugi/UslugiEZDEpuap/ a także na platformie szkoleniowej PL.ID: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/filmy-instruktazowe-o-e-doreczeniach-na-platformie-szkoleniowej-plid

 

Informujemy, że ze względu na opóźnienie w przystosowaniu systemu Uniwersyteckiego Systemu Obsługi Studiów USOS do obsługi e-Doręczeń, od dnia 1 lipca 2026 r. wnoszenie i doręczanie pism utrwalonych w postaci elektronicznej, w tym decyzji administracyjnych, w sprawach, o których mowa w art. 108 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, tj. w sprawach dotyczących skreślenia z listy studentów, odbywa się z wykorzystaniem Uniwersyteckiego Systemu Obsługi Studiów (USOS Doręczenia, Elektroniczna Dokumentacja Kształcenia – EDoK).