Kancelaria Ogólna

O e-Doręczeniach

W komunikacie z dnia 21 grudnia 2023 r. Minister Cyfryzacji zmienił termin stosowania e-Doręczeń przez podmioty wskazane w ustawie o doręczeniach elektronicznych. Obowiązek ten wchodzi w życie 1 października 2024 r. zamiast 30 grudnia 2023 r.

Od dnia 10 grudnia 2023 r. Uniwersytet Warszawski korzysta z rządowego systemu e-Doręczenia. Skrzynka główna e-Doręczeń zarządzana będzie przez Kancelarię Ogólną, natomiast pozostałe skrzynki przypisane poszczególnym jednostkom zarządzane będą przez właściwych dziekanów, dyrektorów i kierowników jednostek organizacyjnych. Wszyscy użytkownicy systemu e-PUAP otrzymają dostęp do systemu e-Doręczenia w sposób analogiczny do e-PUAP.

W listopadzie br. zorganizowane zostaną warsztaty on-line na temat e-Doręczeń, o których będziemy informowali.

Informujemy, że skrzynka e-Doręczeń Uniwersytetu Warszawskiego została uruchomiona.
Wszyscy dotychczasowi użytkownicy e-PUAP dostali dostęp do systemu e-Doręczenia poprzez wysłanie na ich skrzynki mailowe zaproszeń i nadanie podstawowych uprawnień.
Użytkownicy, którzy otrzymali zaproszenie powinni je przyjąć a następnie zalogować się do systemu e-doręczeń (Wybór loginu (epuap.gov.pl) w celu zapoznania się z aplikacją.

W ramach e-Doręczeń na tą chwilę zostało założonych kilka folderów, do których nadaliśmy dostępy użytkownikom. Aktualna struktura folderów e-doręczeń jest na stronie: https://it.uw.edu.pl/pl/uslugi/UslugiEZDEpuap/ W tym momencie DAK nie ma możliwości zakładania kolejnych folderów w systemie e-Doręczenia z przyczyn technicznych po stronie systemu. Ministerstwo Cyfryzacji zna problem i pracuje na jego rozwiązaniem, a DAK jest w stałym kontakcie z pracownikami ministerstwa odpowiedzialnymi za system e-Doręczeń.
Zachęcamy do logowania się do systemu e-Doręczeń oraz zapoznawania się z jego działaniem jeszcze przed 10 grudnia.

– najczęściej zadawane pytania –

Kto będzie zobowiązany do korzystania z e-Doręczeń?

Podmioty publiczne będą miały obowiązek wysyłać i odbierać dokumenty z wykorzystaniem systemu e-Doręczeń.

Czy skrzynka e-Doręczeń przejmie zadania ePUAP (elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej)?

Skrzynka e-Doręczeń docelowo zastąpi korespondencję przez ePUAP. Pozostałe usługi ePUAP będą stopniowo zastępowane w ramach innych projektów.

Czy e-Doręczenia są równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą?

Tak. e-Doręczenia mogą być wykorzystywane w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym, ponieważ są usługą zaufania, co oznacza, że:

nadawca i odbiorca są identyfikowani (ich tożsamość jest sprawdzana) i nikt nie może przejąć ich adresów ani podszyć się pod nich,
zaufany dostawca usługi umożliwia pobranie dowodu wysyłania i doręczenia korespondencji,
usługa jest zabezpieczona tak, aby nikt nie mógł zmienić treści korespondencji w drodze między nadawcą a odbiorcą.

Jakie będą korzyści z e-Doręczeń dla administracji publicznej?

e-Doręczenia zapewnią urzędom i innym podmiotom publicznym:

elektroniczny obieg dokumentów,
prostszą obsługę dokumentacji – zastąpią dokumentację papierową,
skuteczną komunikację z obywatelem,
nadzór nad obiegiem dokumentów,
dowody doręczenia dokumentów elektronicznych.

Ile osób na wydziale może być uprawnionych do e- Doręczeń ?

Nie ma ograniczeń

Jeśli korespondencji będzie bardzo dużo, czy będzie można w przyszłości wskazać dodatkową osobę do obsługi e-Doręczeń i w jaki sposób?

Wskazanie dodatkowej osoby do obsługi e-Doręczeń jest wręcz pożądane ze względu na zastępstwo związane z ewentualnymi nieobecnościami (zwolnienia, urlopy); proszę korzystać z informacji zamieszczonych pod adresem: https://it.uw.edu.pl/pl/uslugi/UslugiEZDEpuapDostep/

Czy musimy formalnie zgłosić osobę, która od lat opiekuje się skrzynką e-PUAP i w jaki sposób?

Osoba obsługująca do tej pory skrzynkę e-PUAP zostanie automatycznie przypisana do skrzynki e-Doręczeń

Proszę o informację, gdzie można sprawdzić czy istnieje aktywne konto e-PUAP dla jednostki , a jeżeli tak, to kto ma udzielony do niego dostęp?

Informację dotyczącą posiadania skrzynki e-PUAP można uzyskać w Kancelarii Ogólnej.

Jeśli chodzi o personalny dostęp do skrzynki, to takimi informacjami dysponuje tylko Dział Aplikacji Komputerowych.

Czy w związku z wdrożeniem na Uniwersytecie Warszawskim systemu e-Doręczenia, pracownicy (np. Kierownicy Studiów) powinni mieć konkretny rodzaj podpisu elektronicznego? Jeśli tak, to jaki?

Do samego korzystania z systemu podpis elektroniczny nie jest wymagany.

W kwestii dotyczącej pism (zawartości )wysłanych przez system e- Doręczenia, osoby podpisujące pisma muszą posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny. Nie ma wymogów jaki.

W celu zamówienia podpisu elektronicznego należy zgłosić się do Działu Wsparcia Informatycznego w pionie IT. Więcej informacji pod adresem: https://it.uw.edu.pl/pl/uslugi/UslugiZakupyPodpisy/

Dodatkowe informacje o e-Doręczeniach, w tym instrukcja odbierania i wysyłania wiadomości przez e-Doręczenia, dostępna jest pod adresem: https://it.uw.edu.pl/pl/uslugi/UslugiEZDEpuap/ a także na platformie szkoleniowej PL.ID: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/filmy-instruktazowe-o-e-doreczeniach-na-platformie-szkoleniowej-plid